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Sistemi archivistici

Raramente un ente si trova nella necessità di pianificare ex novo il proprio sistema documentale. In particolare, nella Pubblica Amministrazione qualsiasi intervento significativo in tal senso condiziona attività e strumenti già in uso, pertanto i processi di innovazione riguardano sempre contesti in movimento. In ciò consiste buona parte delle difficoltà che si riscontrano nell'applicazione della normativa emanata negli ultimi anni, che già di per sé è particolarmente fluida e non di rado contraddittoria.

Per fronteggiare tali difficoltà può essere utile fare riferimento a strumenti complessivi che inquadrino i processi di introduzione dell'e·government all'interno delle tematiche tipiche della disciplina archivistica e documentaria. Infatti uno dei limiti più evidenti dei progetti pubblici di riorganizzazione documentale sta proprio nel prendere in esame singoli aspetti del sistema, quali l'introduzione o il cambiamento dell'applicativo di protocollo; l'introduzione di un nuovo piano di classificazione; la redazione del manuale di gestione dell'archivio, senza proporsi di mettere in campo, come sarebbe opportuno, un approccio sistematico, che abbracci l'intero ciclo di vita documentale.


Standard e linee guida

UNI ISO 15489-1: 2006 Informazione e documentazione - Gestione dei documenti di archivio - Principi generali.

UNI ISO 15489-2: 2007 Informazione e documentazione - Gestione dei documenti di archivio – Linee Guida.

Standard internazionale sul record management. Nasce dalle linee guida sviuluppate in ambito australiano e riguarda archivi pubblici ma anche archivi privati. Si divide in due sezioni, la prima riguarda i principi guida, la seconda le indicazioni pratiche.

Per un approfondimento è consultabile la presentazione di Giovanni Michetti Uno standard per la gestione documentale: il modello ISO 15489.

Model Requirements for the management of electronic records (Moreq2) è la proposta della Commissione Europea per la definizione di requisiti necessari alla definizione di un modello per i sistemi di gestione elettronica dei documenti archivistici.

International Council on Archives, Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments, 2008 il Consiglio internazionale degli Archivi ha promosso la redazione di questi requisiti funzionali che rappresentano un importante strumento che reca il punto di vista degli archivisti su questioni cruciali connesse al cambiamento in atto.


Normativa italiana

• DPR 28 dicembre 2000, n. 445, e successive modificazioni, Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa.

DPCM 31 ottobre 2000, Regole tecniche per il protocollo informatico.

D. lg. 82/2005 e successive modificazioni, Codice dell'Amministrazione digitale.

• Una raccolta organica di provvedimenti normativi su tutta la materia delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione (ICT), comprensiva delle disposizioni in materia di gestione documentale, nel sito del CNIPA.


Progetti e buone pratiche

The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic

The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES Project)
Mira allo sviluppo delle conoscenze essenziali per la conservazione a lungo termine di documenti archivistici autentici creati o conservati in forma elettronica e fornisce le basi per standard, politiche, strategie e piani d'azione in grado di assicurare la longevità di tali materiali e la capacità degli utilizzatori di affidarsi alla loro autenticità.

La terza fase del progetto InterPARES 3 Theoretical Elaborations into Archival Management (TEAM), ovvero "Elaborazione teorica nella gestione degli archivi: sviluppare la teoria della conservazione di documenti autentici in sistemi digitali per le strutture archivistiche di piccola e media dimensione" è un progetto di collaborazione internazionale, cui partecipano numerosi team regionali, nazionali e internazionali, tra cui il Team Italy. Nella sezione "Aggiornamenti della ricerca" la documentazione del progetto, gli studi generali e gli studi di casi.


Bibliografia essenziale e altri risorse

Luciana Duranti, I documenti archivistici. La gestione dell'archivio da parte dell'ente produttore, Roma, Ministero per i Beni Culturali e Ambientali, Ufficio Centrale per i Beni Archivistici, 1997.

Maria Guercio, Archivistica informatica. I documenti in ambiente digitale, Roma, Carocci, 2002.

Federico Valacchi, La memoria integrata nell'era digitale: continuità archivistica e innovazione tecnologica, Titivillus, 2006.

Paola Carucci, Maria Guercio, Manuale d'archivistica, Roma, Carocci, 2008

Una sezione del proprio sito è dedicata dai National Archives del governo britannico alla gestione e alla conservazione dei documenti archivistici in formato elettronico.

Una rassegna aggiornata di notizie, risorse, strumenti relativi all'e-government in ambito internazionale dal sito della biblioteca e archivio nazionale canadesi.

Su iniziativa del Consiglio dell'Unione Europea, nasce nel 1994 il DLM Forum per sostenere una maggiore cooperazione nel campo degli archivi ed organizzare periodiche conferenze internazionali di approfondimento. È in questa sede che nascono i requisiti di MoReq.

       
Data di redazione: marzo 2010