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Formazione dei documenti

Il documento informatico è, nel nostro ordinamento, il documento in formato digitale in grado di assicurare i requisiti di qualità, sicurezza, identificabilità dell'autore, integrità ed immodificabilità necessari alla produzione di documentazione amministrativa da parte delle Pubbliche Amministrazioni.

Quali implicazioni abbia questo carattere del documento informatico non è sempre stato affrontato a sufficienza nella produzione normativa italiana di questi ultimi anni, in cui tale componente teorica è stata una delle più deboli nel dibattito nazionale di questi ultimi anni, in cui ad una prima fase di sistematico coinvolgimento degli archivisti – che portò alla promulgazione del d.p.r. 445/2000 – ha fatto seguito una progressiva accentuazione delle componenti tecnologiche e informatiche, che hanno portato ad accelerazioni normative non sempre coerenti.

Buona parte della produzione digitale corrente più diffusa negli uffici pubblici (e mail, file in formati proprietari, scansioni di originali cartacei, data base interni, ecc.) non riveste le caratteristiche sopra richiamate, eppure viene non di rado utilizzata nella conduzione di affari e procedimenti amministrativi, mettendo in discussione le garanzie giuridiche che cittadini e imprese si attendono, insieme a innovazione e trasparenza, dalla Pubblica Amministrazione.

Ad esempio, per quanto concerne i formati, va innanzi tutto ricordato l'art. 3, comma 3 del DPCM 30 marzo 2009, "Regole tecniche in materia di generazione, apposizione, verifica delle firme digitali e validazione temporale": il documento informatico, sottoscritto con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata, non produce gli effetti di efficacia della scrittura privata previsti dal codice civile "se contiene macroistruzioni o codici eseguibili, tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati."
È pertanto compito del certificatore della firma digitale indicare "nel manuale operativo i formati del documento informatico e le modalità operative a cui il titolare deve attenersi per evitare le conseguenze previste dall'art. 3, comma 3" (DPCM 30 marzo 2009, art. 40: "Rappresentazione del documento informatico").

Più in generale, andrebbero sempre scelti formati standard aperti in grado di facilitare la conservazione a lungo termine dei documenti informatici.

Esistono formati standard "aperti" descritti da specifiche pubbliche liberamente accessibili (es. HTML e XML). La pubblicazione del codice sorgente è un requisito per ottenere una qualifica ISO ed essere riconosciuto come standard internazionale.

Nell'Indagine conoscitiva sul software a codice sorgente aperto nella Pubblica Amministrazione. Rapporto della Commissione a cura del Ministero per l"Innovazione e le Tecnologie, del maggio 2003, si formulava l'auspicio che le Pubbliche Amministrazioni memorizzassero e rendessero disponibili i propri documenti in uno o più formati, uno dei quali fosse obbligatoriamente aperto.

Infine, è lo stesso Codice dell'Amministrazione Digitale che, all'art. 40, comma 3, prevede la possibilità di redigere in originale anche su supporto cartaceo particolari categorie di documenti amministrativi "in relazione al particolare valore di testimonianza storica ed archivistica che sono idonei ad assumere".


Standard e linee guida

ISO/IEC (International Electrotechnical Commission) 26300:2006 ODF, Open Document Format

ISO/IEC 29500 OOXML (Office Open XML: formato aperto proposto da Microsoft)

ISO 19005-1:2005 PDF(A) Document Management: Electronic document file format for long preservation

ISO 32000-1:2008 PDF Document management -- Portable document format

ISO 12639:2004 TIFF Graphic technology - Prepress digital data exchange - Tag image file format for image technology

ISO/IEC 10918-1:1994 JPEG Information technology - Digital compression and coding of continuous-tone still images: Requirements and guidelines

ISO/IEC 15444-1:2004 JPEG 2000 Information technology - image coding system: Core coding system

ISO/IEC 15445:2000 HTML Information technology – Document dscription and processing languages – HyperText Markup Language

W3C Recommendation XML Exstensible Markup Language, formato derivato dal SGML (ISO 8879).

• Il CNIPA istruisce ed aggiorna, con periodicità almeno annuale, un repertorio dei formati aperti utilizzabili nelle pubbliche amministrazioni e delle modalità di trasferimento degli stessi.


Standard internazionali per la qualità della carta ai fini della sua durabilità

UNI EN ISO 9706:2000 "Informazione e Documentazione. Carta per documenti. Requisiti per la permanenza"

UNI 10332:2003 "Informazione e Documentazione. Carta per documenti. Requisiti per la massima permanenza e durabilità".

La prima norma si riferisce ad una carta destinata alla gran massa di documenti, la seconda si riferisce ad una carta con livelli qualitativi più elevati e destinata ad una limitata selezione di documenti che per la loro rilevanza devono essere conservati per un tempo il più lungo possibile.


Normativa

Dpcm 6 settembre 2012: DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 6 settembre 2012
Separati certificati di firma, ai sensi dell'articolo 28, comma 3-bis), del Codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82

• Dpcm 30 marzo 2009: Regole tecniche in materia di generazione, apposizione, verifica delle firme digitali e validazione temporale.

• Deliberazione CNIPA n. 45 del 21 maggio 2009: Regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico, modificata dalla Determinazione commissariale DigitPa 28 luglio 2010,69.

• le uniche disposizioni esplicitamente volte a riorganizzare importanti attività amministrative attraverso la informatizzazione della produzione documentaria sono quelle relative alla riforma del processo: decreto ministro della Giustizia 17 luglio 2008, recante Regole tecnico–operative per l'uso di strumenti informatici e telematici nel processo civile.

I modelli informatici a supporto del processo di riforma del processo civile sono stati emanati con il Decreto ministro della Giustizia 10 luglio 2009 "Nuova strutturazione dei modelli informatici relativa all'uso di strumenti informatici e telematici nel processo civile e introduzione dei modelli informatici per l'uso di strumenti informatici e telematici nelle procedure esecutive individuali e concorsuali".


Bibliografia essenziale e altre risorse

Una ricca sezione del sito dell'Agenzia per l'Italia Digitale è dedicata alla firma elettronica

Stefano Pigliapoco, Stefano Allegrezza, Produzione e conservazione dl documento digitale. Requisiti e standard per i formati elettronici, Vol. I a cura di Stefano Pigliapoco, eum edizioni Università di Macerata, 2008

Giorgio Di Benedetto, Scrittura privata e documento informatico : riconoscimento, disconoscimento, verificazione, Milano, Giuffrè, 2009

Uninteressante raccolta di documentazione sul Documento informatico e la firma digitale nella sezione "Studi e approfondimenti" del Consiglio nazionale del Notariato

   
Data di redazione: marzo 2010
Data di ultima modifica: aprile 2013