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Sistema di gestione informatica dei documenti

Il sistema di gestione informatica dei documenti è descritto al Capo IV del Testo Unico sulla documentazione amministrativa, DPR 28 dicembre 2000, n. 445, artt. 50-60 e nel DPCM 31 ottobre 2000, Regole tecniche per il protocollo informatico. Strumenti, regole e procedure base sono individuate nel testo normativo. L'applicazione delle norme base non sempre assicura di per sé lo sviluppo di un sistema affidabile, coerente e completo. Solo negli ultimi anni cominciano ad apparire sul mercato prodotti software che tengono conto dei requisiti base di un corretta gestione documentale sotto il profilo archivistico. Gli elementi informativi che popolano il sistema peraltro debbono a loro volta essere ispirati a regole definite e condivise dall'organizzazione, in particolare in un contesto distribuito, in cui l'efficacia del sistema è la risultante del lavoro di numerosi operatori.


Standard e linee guida

ISO/TS 23081-1:2006 Information and documentation - Records management processes – Metadata for records – Part 1 – Principles, definisce il quadro di riferimento per lo sviluppo di un sistema di metadati per la gestione documentale

ISO/TS 23081-2:2007 Information and documentation - Records management processes – Metadata for records – Part 2 – Conceptual and implementation issues, Guida pratica per l'implementazione. Un'utile illustrazione introduttiva di Fiorella Foscarini dello standard ISO 23081 è scaricabile in rete.

• Un supporto ancora utile alla verifica dei requisiti base è la Check list (file pdf - 144 KB) Check list [pdf fornito a parte] del CNIPA per la verifica e la valutazione dei Sistemi di protocollo informatico e di gestione dei flussi documentali

• Raccomandazioni utili per la redazione dell'oggetto e la registrazione di dati anagrafici nel protocollo informatico sono state rilasciate nel 2009, nell'ambito di un progetto, denominato Aurora (Amministrazioni Unite per la Redazione degli Oggetti e la Registrazione delle Anagrafiche nel protocollo informatico), promosso dall'Università degli Studi di Padova, unitamente alla Direzione Generale per gli Archivi – Servizio II, e all'Associazione Nazionale Archivistica Italiana – ANAI.


Bibliografia essenziale e documentazione

Il protocollo informatico per la pubblica amministrazione : organizzazione, tecnologie, applicazioni, normativa, a cura di Domenico Piazza, Santarcangelo di Romagna : Maggioli, 2003

Dimitri Brunetti, La gestione informatica del protocollo, dei documenti e degli archivi, Maggioli, Rimini, 2005

Confronta anche la sezione dedicata al protocollo informatico nel sito dell'Agenzia per l'Italia Digitale.

 
Data di redazione: marzo 2010
Data di ultima modifica: aprile 2013