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La procedura di autorizzazione

L'eliminazione di documenti di archivi pubblici o degli archivi privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione di interesse culturale ai sensi del d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio è soggetta alla preventiva e vincolante autorizzazione della Soprintendenza archivistica, secondo quanto disposto dall'art. 21 del Codice dei beni culturali e del paesaggio (Direzione generale archivi - Servizio II, Normativa) relativo agli "interventi soggetti ad autorizzazione" che alla lettera d) include tra tali interventi anche l'operazione di scarto dei documenti d'archivio.

Il procedimento di scarto si svolge secondo le seguenti fasi.
L'ente che propone lo scarto deve compilare un elenco dettagliato della documentazione da scartare (modello elenco di scarto, formato RTF (35 KB) - formato PDF (9.7 KB)), che deve contenere almeno i seguenti dati:

• tipologia dei documenti proposti per lo scarto sufficientemente dettagliata riportandone eventualmente anche la classificazione;
• estremi cronologici;
• numero dei pezzi: buste, registri, scatole etc.;
• peso approssimativo;
• motivazione dello scarto;
• metri lineari della documentazione di cui si propone lo scarto.

L'elenco, sottoscritto dall'archivista che lo ha predisposto, deve essere trasmesso alla Soprintendenza archivistica in duplice copia, anche via fax, allegato a nota firmata del dirigente o altro soggetto responsabile dell'ente.

La Soprintendenza ha l'obbligo di concludere il procedimento, entro 60 giorni dalla ricezione della richiesta, fatte salve le richieste di maggiori informazioni sulla proposta di scarto, che interrompono il termine del procedimento.

L'autorizzazione allo scarto può essere totale o parziale. In questo caso nella risposta della Soprintendenza dovranno essere motivate le ragioni di esclusione dallo scarto dei documenti indicati.


Dopo avere ottenuto l'autorizzazione della Soprintendenza archivistica, l'ente che ha proposto lo scarto, dovrà consegnare - ai sensi dell'art. 8 ("Cessione degli atti di cui è disposto lo scarto") del d.p.r. 8 gennaio 2001, n. 37, ribadito anche con lettera circolare n. 5/2007 (file pdf - 103 KB) dalla Direzione generale per gli archivi-Ministero per i beni e le attività culturali - la documentazione da eliminare alla Croce rossa italiana o ad altra organizzazione no-profit di volontariato, che ne garantisca in modo certo la distruzione, con particolare attenzione ai documenti contenenti dati sensibili, dei quali devono essere impediti usi impropri.

Il verbale di consegna dovrà riportare i riferimenti all'autorizzazione concessa dalla Soprintendenza, il numero e il peso complessivo dei pezzi da eliminare e la dichiarazione esplicita del soggetto incaricato della distruzione dei documenti, a non farne un uso diverso, evitando la comunicazione dei dati in essi contenuti.
Copia del verbale di consegna degli atti, dovrà essere trasmesso alla Soprintendenza archivistica entro 60 giorni, per la conclusione del procedimento.

 
Data di redazione: marzo 2010
Data di ultimo aggiornamento: marzo 2011