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Sedi archivistiche

Elementi per la buona conservazione del patrimonio documentario

Caratteristiche generali dell'edificio

Edifici di nuova costruzione
Per quanto riguarda i criteri di scelta del luogo dove deve essere collocato l'edificio è consigliabile evitare:
- zone a rischio allagamenti e soggette a smottamenti del terreno;
- luoghi vicini a strutture a rischio di incendi o di esplosioni;
- zone contigue a fabbriche o impianti che emettano gas nocivi, fumi o polveri.
Per gli edifici di nuova progettazione va evidentemente rispettata la normativa vigente con particolare attenzione alle caratteristiche statiche, in funzione della quantità di materiale archivistico che vi sarà concentrato.
La dimensione dei depositi archivistici va commisurata non solo alla quantità di materiale già esistente, ma anche in previsione dei futuri versamenti.
La redazione del progetto, effettuata da tecnici specialisti del settore, non può prescindere dalla partecipazione di archivisti esperti.

Adeguamento strutturale e funzionale di edifici già esistenti
Anche in questo caso l'accertamento della idoneità statica dell'immobile è l'elemento prioritario che deve essere verificato da parte di ingegneri strutturisti; l'immobile deve inoltre garantire la possibilità di accogliere gli incrementi di documentazione previsti per un congruo numero di anni. Va fatta una verifica del coperto per escludere infiltrazioni dall'alto. L'edificio deve essere protetto contro le scariche atmosferiche.

Condizioni ambientali
Per garantire una buona conservazione dei documenti è necessario mantenere condizioni climatiche il più possibile stabili. La temperatura ideale è intorno ai 18° e l'umidità relativa intorno al 55%. Va tenuto presente che le variazioni stagionali non costituiscono un pericolo per la conservazione, mentre i bruschi sbalzi di temperatura sono un fattore di rischio. Materiali diversi dalla carta - come fotografie, pellicole, registrazioni magnetiche, supporti digitali, registrazioni magnetiche – richiedono invece temperature più basse.
È necessario assicurare una buona circolazione dell'aria, soprattutto fra e intorno agli scaffali, per evitare la formazione di zone con alti tassi di umidità.
Le condizioni ambientali devono essere mantenute costantemente sotto controllo o attraverso un sistema di rilevazione elettronica o tramite i termoigrometri che misurano e contemporaneamente registrano l'andamento della temperatura e della umidità relativa nel corso del tempo. Se non si dispone di un numero sufficiente di questi strumenti per monitorare le diverse zone dei depositi, è bene predisporre un piano di rotazione della strumentazione per tenere sotto controllo tutti gli ambienti.
Anche la luce costituisce un fattore di rischio per la documentazione (soprattutto i raggi ultravioletti); è bene quindi evitare la luce diretta del sole e, se possibile, mantenere i depositi al buio oppure prevedere una quantità di luce tra 50 e 150 lx (fatto salva la temporanea presenza degli addetti). Per l'illuminazione preferire lampade a luce fluorescente dotate di diffusori e lampade a incandescenza con filtro di assorbimento del calore.
È opportuno che la progettazione dell'impianto di illuminazione – che dovrà comprendere anche le luci di emergenza e le prese elettriche – sia preceduta dalla sistemazione definitiva della scaffalatura.
La pulizia e la spolveratura dei locali e dei materiali riduce il rischio di infestazioni e dell'insorgere delle muffe. È quindi consigliabile prevedere, eventualmente a rotazione, un piano di intervento annuale di pulitura di tutti i locali di deposito e di tutta la documentazione.

Scaffalature
La scelta del tipo e del posizionamento delle scaffalature deve essere compatibile con le caratteristiche strutturali dell'edificio e la progettazione dovrebbe essere fatta con l'ausilio di un tecnico. Gli scaffali devono essere adeguati ai carichi che devono sostenere; la ditta costruttrice deve fornire le schede tecniche relative alla portata. Per scaffalature installate in epoca precedente e sprovviste di tali schede occorre la certificazione della portata che può essere effettuata da un tecnico abilitato.
Le scaffalature metalliche regolabili sono le più indicate per robustezza, durata nel tempo e resistenza agli attacchi del fuoco e degli insetti. Devono essere di profondità adeguata alle dimensioni dei contenitori (solitamente 30 cm per documentazione standard), mentre per la documentazione di maggiori dimensioni si possono utilizzare scaffali a doppia faccia. Per le mappe è consigliabile l'uso di cassettiere o armadi appositi.
Le scaffalature non vanno posizionate in prossimità di muri esterni e il ripiano inferiore deve essere collocato ad almeno 15 cm dal pavimento per evitare danni in casi di allagamento, favorire l'aerazione e per consentire la rimozione della polvere sotto gli scaffali. È consigliabile un'altezza tale che consenta il prelevamento del materiale senza l'ausilio delle scale (max 215 cm); in caso contrario le scale utilizzate devono essere a norma. Le scale vanno numerate, segnate in un apposito registro e periodicamente vanno sottoposte a controllo (da parte del personale interno) e l'esito del controllo annotato sul registro.
La distanza tra le scaffalature deve essere di almeno 120 cm per i percorsi primari e 90 cm per quelli secondari; le corsie devono essere tenute completamente libere perché costituiscono percorsi di fuga in caso di emergenza.
La scelta delle scaffalature di tipo compatto va fatta tenendo conto della portata dei solai; possono essere azionate a mano o con movimentazione elettrica; le prime sono preferibili sia per motivi economici (nell'acquisto e nella manutenzione), che di praticità (in caso di interruzione di corrente).


La prevenzione incendi e la normativa sulla sicurezza

Ai fini della prevenzione incendi, i depositi archivistici sono considerati una attività soggetta al controllo dei Vigili del Fuoco se rientrano tra quelle elencate nel d.m. 16 feb. 1982; per quanto riguarda gli edifici di nuova costruzione, rientrano in questo decreto quelli con "depositi di carta (...) con quantitativi superiori a 50 q.li" (attività n. 43); quelli dove si "(...) detengono carte fotografiche, calcografiche, eliografiche e cianografiche, pellicole cinematografiche; radiografiche e fotografiche di sicurezza con materiale in deposito superiore a 100 q.li (attività n. 44); quelli dove si "(...) detengono pellicole cinematografiche e fotografiche con supporto infiammabile per quantitativi superiori a 5 Kg" (attività n. 45). Rientrano inoltre in questa normativa tutti gli "edifici pregevoli per arte o storia e quelli destinati a contenere biblioteche, archivi, musei, gallerie, collezioni o comunque oggetti di interesse culturale sottoposti alla vigilanza dello Stato (...)" ai sensi del d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42 (attività n. 90).

In tutti questi casi la procedura per ottenere il Certificato Prevenzione Incendi, ai sensi del decreto del Ministero dell'interno 4 mag. 1998, è la seguente:
1. incaricare un tecnico abilitato che predisponga la documentazione tecnica necessaria a ottenere il parere di conformità antincendio da parte dei Vigili del fuoco
2. ottenuto il parere di conformità da parte dei Vigili del fuoco, realizzare gli interventi strutturali, impiantistici e organizzativi previsti nel progetto approvato
3. a lavori ultimati, richiedere il sopralluogo di verifica ai Vigili del fuoco
Una volta verificata la conformità i Vigili del fuoco rilasciano il Certificato Prevenzione Incendi.

Per le attività sopra indicate ai numeri 43, 44, 45, attività non regolate da specifiche disposizioni antincendio, la documentazione tecnica deve contenere:
a) individuazione dei pericoli di incendio;
b) descrizione delle condizioni ambientali;
c) valutazione qualitativa del rischio;
d) compensazione del rischio incendio (strategia antincendio);
e) gestione dell'emergenza.
A questi edifici non si applica una normativa precisa ma un corpus di provvedimenti e di norme tecniche specifiche all'interno del quale si segnalano: d.p.r. 12 gen. 1998, n. 37 "Regolamento per la semplificazione dei procedimenti relativi alla prevenzione incendi"; d.m. 10 mar. 1998 "Criteri generali di sicurezza antincendio e per la gestione dell'emergenza nei luoghi di lavoro"; d.m. 4 mag. 1998 del Ministero dell'interno "Disposizioni relative alle modalità di presentazione ed al contenuto delle domande per l'avvio dei procedimenti di prevenzione incendi, nonché all'uniformità dei connessi servizi resi dai comandi provinciali dei vigili del fuoco".

Per quanto riguarda invece gli "edifici pregevoli (....) sottoposti alla vigilanza dello Stato" (attività n. 90) sono in vigore specifiche disposizioni antincendio contenute nel d.p.r. 30 giu. 1995, n. 418; per questa attività la relazione tecnica deve comprovare l'osservanza di tali specifiche disposizioni tecniche.
Il d.p.r. 418 ha il duplice scopo di garantire la sicurezza degli edifici e la buona conservazione dei beni culturali in essi contenuti. Vi si trovano, tra l'altro, indicazioni relative a:
- sale di consultazione e lettura, con indicazione delle caratteristiche delle vie di esodo in rapporto all'affluenza di pubblico;
- depositi, con precisazioni relative alle vie di fuga, la chiusura tramite porte REI, la tipologia dei mezzi estinguenti, la quantità di ventilazione necessaria;
- mezzi antincendio, (tipologia e numero degli estintori, caratteristiche della rete di idranti e degli impianti di rivelazione automatica di incendio).
Contiene inoltre le "Prescrizioni per la gestione" con particolare riferimento alla gestione della sicurezza e ai piani di intervento e istruzioni di sicurezza.

Per depositi documentari che non rientrano nelle attività sottoposte al controllo dei Vigili del Fuoco (di cui al d.m. 16 feb. 1982), la normativa di riferimento è quella contenuta nel citato d.m. 10 mar. 1998.

Premesso quindi che tutti gli interventi per la prevenzione incendi devono essere effettuati e certificati da ditte abilitate e non sono ammesse azioni "fai da te", si riassumono di seguito alcune indicazioni di ordine generale alle quali prestare attenzione.

Impianti elettrici e di riscaldamento/climatizzazione
Gli impianti devono essere realizzati a regola d'arte e possedere i requisiti di conformità secondo il decreto del Ministero dello sviluppo economico del 22 gen. 2008, n. 37; la ditta costruttrice deve fornire la dichiarazione di conformità dell'impianto. Va predisposto un piano di manutenzione annuale da parte di ditte qualificate e l'esito di tale manutenzione va annotato nell'apposito registro. In tale piano deve essere previsto anche il controllo periodico delle luci di emergenza.
Ogni due anni, va effettuata la verifica degli impianti elettrici e di messa a terra ai sensi del d.p.r. 22 ott. 2001, n. 462.

Dispositivi di sicurezza antincendio
L'edificio deve essere dotato di un sistema di presidi antincendio installati sulla base del progetto approvato dai Vigili del Fuoco, (impianto rilevazione incendio, estintori, rete di idranti, impianto di spegnimento automatico, porte REI) per i quali è obbligatorio attivare un servizio di manutenzione con ditte qualificate che preveda controlli almeno semestrali. L'esito di tali controlli va obbligatoriamente annotato nell'apposito registro.
Effettuare inoltre controlli periodici (a cura di personale interno) della cartellonistica di sicurezza, indicante i percorsi di fuga e le uscite di emergenza.

Un'ampia e accurata disamina di tutti gli aspetti, anche legislativi, da considerare per la buona conservazione degli archivi è contenuta nel volume di Maria Barbara Bertini La conservazione dei beni archivistici e librari, Carocci editore, Roma 2005.

       
Data di redazione: marzo 2010
Data ultima modifica: