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La procedura per il prestito all'estero

La richiesta di autorizzazione al prestito va inoltrata alla Soprintendenza archivistica che la trasmette, corredata del proprio parere, alla Direzione generale per gli archivi.
La richiesta deve contenere i seguenti elementi:

• titolo, luogo, durata, progetto tecnico – scientifico della mostra
• indicazione del responsabile della custodia dei documenti in prestito
• elenco dei documenti destinati all'esposizione, e i loro dati identificativi
• valore assicurativo di ogni singolo documento. L'assicurazione dei documenti deve intendersi nella formula da "chiodo a chiodo". "L'assicurazione può essere sostituita dall'assunzione del rischio da parte dello Stato, per le manifestazioni promosse all'estero dal Ministero o, con la partecipazione statale, da enti pubblici" (art. 71, comma 6)
• scheda tecnica nella quale siano indicate condizioni ambientali, di sicurezza degli ambienti espositivi e loro qualificazione; condizioni di imballaggio e di trasporto del materiale
• riproduzione fotografica, anche in digitale

Una volta ricevuta dalla Direzione generale l'autorizzazione al prestito entro i termini di 90 giorni dall'avvio del procedimento, l'ente organizzatore presenta richiesta di attestato di circolazione temporanea (art. 71) all'Ufficio esportazione (Ufficio esportazione di Bologna, via Belle Arti 56, Bologna, tel. 051-4209411, fax 051-251368).

Nella richiesta presentata attraverso la compilazione di apposito formulario, messo a disposizione dall'Ufficio esportazione, deve essere anche indicato il valore di ciascuno dei beni e i dati identificativi e anagrafici del responsabile della loro custodia all'estero.
L'ottenimento dell'attestato è subordinato all'assicurazione dei beni per il valore indicato nella denuncia e, nel caso di documenti appartenenti ad archivi privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante, al versamento di una cauzione superiore del dieci per cento al valore del bene.
Entro 40 giorni dalla ricezione della richiesta, l'Ufficio esportazione, valutata la congruità del valore indicato, rilascia o nega l'attestato, con parere motivato e dandone comunicazione all'interessato.
L'attestato di circolazione temporanea indica anche il termine per il rientro dei beni, che non può essere superiore ai 18 mesi.
Per le mostre, esposizioni o altre manifestazioni fuori dal territorio dell'Unione europea, oltre all'attestato di circolazione temporanea, è necessaria, in applicazione della normativa comunitaria, la licenza di esportazione temporanea dei documenti, rilasciata dall'Ufficio esportazione (art. 74, comma 4).

Data di redazione: marzo 2010
Data di ultimo aggiornamento: marzo 2011