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Sistema di gestione dei flussi documentali

Il Testo unico sulla documentazione amministrativa, d.p.r. 28 dicembre 2000, n. 445, prevede lo sviluppo di un sistema di gestione dei flussi documentali, inteso come strumento di controllo dell'iter dei procedimenti attraverso la gestione dei fascicoli. Esso include il sistema di gestione informatica dei documenti, di cui costituisce ampliamento e integrazione.

Se agli artt. 50-60 fissano regole e procedure di gestione dei documenti amministrativi (registrazione, segnatura, classificazione), l'art. 64 tratta del procedimento amministrativo, individuando il sistema di gestione dei flussi documentali come l'ambiente in cui, tramite una corretta organizzazione dei documenti nei fascicoli, in virtù di adeguati piani di classificazione, le pubbliche amministrazioni provvedono in ordine alla gestione dei procedimenti amministrativi mediante sistemi informativi automatizzati.

Tale principio riconduce l'informatizzazione dei procedimenti, per ciascuna area organizzativa omogenea, ad un sistema archivistico unico, il cui strumento principale di identificazione e corretta formazione è il piano di classificazione, il quale organizza "tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo" (art. 64, comma 4).

È quindi non corretto, per una pubblica amministrazione, affiancare al sistema di gestione dei flussi documentali altri sistemi che gestiscano in modo non integrato documentazione amministrativa, a supporto di tipici iter procedimentali. La tendenza risale agli anni ottanta e novanta del secolo scorso, allorché l'assenza di una normativa organica e la contestuale necessità di organizzare dati e documenti a supporto dei procedimenti, aveva spinto settori diversi di una stessa amministrazione a sviluppare sistemi autonomi e tipici di conduzione degli affari e di gestione dei documenti, sulla scia di prodotti commerciali che il mercato metteva a disposizione.


Linee guida

Confronta anche la sezione dedicata alla gestione dei flussi documentali nel sito dell'Agenzia per l'Italia Digitale.

• Un pacchetto integrato di strumenti archivistici per i Comuni, comprensivo di linee guida per la fascicolazione è stato approntato dalla Direzione Generale per gli Archivi del Ministero per i Beni Culturali, attraverso le proposte di un gruppo di lavoro che ha visto la partecipazione di rappresentanti dell'ANCI.


Progetti

• Il progetto Ninfa (N.ormalizzazione delle IN.formazioni dei F.ascicoli A.rchivistici), nasce dalla collaborazione tra la Direzione generale per gli archivi – Servizio II, l'Associazione nazionale archivistica italiana - ANAI e l'Università degli Studi di Padova – Archivio. NINFA, sviluppo dl progetto Aurora, ha come obiettivo la redazione di un database contenente la descrizione dei fascicoli e dei principali documenti che li compongono relativi alle funzioni trasversali (staff), strumentali e di supporto. Nella sezione "Materiali" del sito del progetto, un intervento di Pietro Di Benedetto sul procedimento amministrativo e l'intervento di Gianni Penzo Doria sul procedimento amministrativo tratto da "Archivi e Computer" n. 2-3 /2007.

Data di redazione: marzo 2010
Data di ultima modifica: aprile 2013